Ein Auto wird schneller gebaut, als ein Auftrag durchs System läuft?
So geht es vielen Unternehmen, bei denen Prozesse noch manuell und ungeprüft abgewickelt werden.
Anhand eines Beispiels bei einem Autohersteller, möchten wir heute zeigen, warum diese Abläufe schieflaufen können – aber auch wie eine gute Workflow-Management bzw. Prozesssoftware Abhilfe schaffen kann:
In vielen Unternehmen sieht die Realität so aus:
Die Produktionsstraßen laufen effizient und hochtechnologisch, aber organisatorisch kommt es wiederholt zu Verzögerungen.
Wie kommt es dazu?
Die Auslieferung erfolgt später als notwendig, was meist auf folgende Probleme zurückzuführen ist:
- Abteilungen arbeiten isoliert.
- Aufträge bleiben liegen.
- Freigaben hängen.
- Informationen versickern irgendwo zwischen Abteilungen.
- Es gibt keinen durchgängigen Überblick.
- Prozesse stocken, weil der nächste Schritt nicht automatisch angestoßen wird.
Die unerwünschten Folgen sind vielfältiger Natur:
- Verzögerungen,
- unzufriedene Kund:innen, die lange warten müssen,
- teure Nacharbeiten.
Manchmal dauert die Freigabe im System tatsächlich länger als die Montage des Fahrzeugs.
Ein Blick in den Alltag eines Autoherstellers
Ein Kunde bestellt online sein individuell konfiguriertes Auto. Von diesem Moment an beginnt im Unternehmen ein hochkomplexer Prozess, der reibungslos laufen müsste.
Doch in der Praxis?
- Die Bestellung wird manuell geprüft. Ein Medienbruch jagt den nächsten, Excel-Listen machen die Runde.
- Die Freigaben hängen. Wer genehmigt wann? In welchem System? Wer ist überhaupt zuständig?
- Abteilungen arbeiten im Blindflug. Die Produktion wartet auf die Finanzabteilung, die wiederum wartet auf fehlende Dokumente.
- Die Logistik bekommt zu spät Bescheid. Transporte müssen umgebucht werden, Liefertermine platzen.
Klassische Silo-Prozesse sorgen dafür, dass Aufträge unnötig Zeit kosten.
Wie ein durchgängiger Workflow Abhilfe schafft
Vom Kundenauftrag bis zur Fahrzeugübergabe sollte es einen durchgängigen Workflow geben, der von einer guten Prozess-Software wie cargo.process überwacht wird.
Danach sieht die Prozesskette idealerweise so aus:
Der gesamte Ablauf von der Bestellung bis zur Auslieferung wurde in der Workflow-Management-Software abgebildet und automatisiert.
Die neue Prozesskette im Detail
- Automatisierte Bestellprüfung
Sobald die Bestellung eingeht, prüft cargo.process alle relevanten Daten automatisch: Konfiguration, Zahlungsdaten, Zulassungsinformationen. Fehler? Fehlende Angaben? Das System schlägt sofort Alarm. - Klare Zuständigkeiten, perfekte Taktung
Jeder Prozessschritt wird automatisch freigegeben, sobald der vorherige abgeschlossen ist. Alle Beteiligten – ob Produktion, Zulassung, Logistik oder Vertrieb – werden just-in-time informiert, wenn sie im Prozess aktiv werden müssen.
Beispiel:
Die Produktion startet nicht, bevor die Bestellung vollständig geprüft ist.
Die Logistik wird erst beauftragt, wenn die Zulassungsunterlagen vollständig vorliegen. - Transparenz statt Blindflug
Mit cargo.process weiß jeder zu jeder Zeit, wo sich der Auftrag gerade befindet. Wartezeiten, Eskalationen oder falschlaufende Aufträge werden dadurch sofort sichtbar.
Das System informiert automatisch die richtige Stelle. Die zuständigen Mitarbeiter:innen ersparen sich häufiges Nachtelefonieren und das Beiseitigen zahlreicher Unklarheiten. - Synchronisierte Logistik & Auslieferung
Die Speditionen erhalten rechtzeitig automatisierte Informationen. Die passenden Lieferscheine, Dokumente und Übergabedaten werden generiert und versendet – vollkommen integriert und fehlerfrei.
Die Auslieferung an den Endkunden kann präzise getaktet erfolgen – und die Lieferzusage wird endlich zuverlässig eingehalten.
Am Ende steigt die Prozessgeschwindigkeit
Die Auftragsabwicklung wird mit cargo.process so strukturiert, dass kein Prozess mehr aus Versehen liegen bleibt.
Das Auto wird sowohl zügig gebaut als auch an die Kund:innen ausgeliefert.
Die fünf entscheidenden Vorteile auf einen Blick
Vorteil | Warum es wichtig ist |
Automatisierung | Weniger manuelle Tätigkeiten, weniger Fehler |
Transparenz | Jeder weiß jederzeit, wo der Auftrag steckt |
Synchronisierung | Produktion, Logistik und Zulassung arbeiten im Takt |
Fehlervermeidung | Validierungen verhindern Probleme im Vorfeld |
Zeitersparnis | Schnellere Durchlaufzeiten, zufriedenere Kunden |
DI (FH) Matthias Herzina, MSc.
Mag. Rubina Weinzettl
